日前某房屋仲介公司要搬家，需銷毀大批含個資的文件，員工竟在沒有汙染防制設備的情況下，直接在路邊燒毀文件，遭檢舉被開罰，依違反空氣污染防制法可處5,000元到10萬元罰緩。明明是為了保護個資安全，但選擇錯的方式，不只遭罰，更背負了不環保的罵名，得不償失！
含個資的特殊文件處理需要格外小心，先前也有國中老師為了參加會議，列印出數份高關懷學生名單，會議後忘了將名單銷毀直接進了廢紙回收箱，導致資料外流，成了眾矢之的。
含有個人資料、公司機密或病歷等特殊文件，從保存到銷毀的作業都應特別謹慎處理。公司行號當要大量報廢這類資料時，最好委託專業銷毀業者處理，除了把關機密不外洩的安全風險外，還能確保進入回收再利用的管道，為環境降低傷害。
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從保存、運送到銷毀，公司文件該如何處理最妥當？
真正要做好文件保存作業，沒有想像中的那麼簡單，大豐環保機密文件銷毀中心建議，需長期保存的文件，必須按照等級進行系統化的建檔管理，並且集中管理，而不需長期保存的機密文件則必須定期銷毀，若是沒有足夠的空間能夠存放大量的文件，定期銷毀機密文件對於各事業單位來說不但可以更有效的管理文件，且能夠降低資料外洩的可能性。
當委託專業公司進行銷毀時，當中重要的任務是要將文件「安全運送」至報廢地點，過程中會由專業的清運業者運送，並且提供行車紀錄、運送歷史數據。最謹慎的做法是企業本身也可指派相關政風人員全程跟車，將風險降至最低。
大量的機密文件如何銷毀？
對於企業而言，部分文件的銷毀處理可以透過一般市售的碎紙機進行銷毀處理，但是一般市售碎紙機雖然能夠快速將文件切成長條狀，有心人士還是能夠還原紙張上的資訊，為確保銷毀徹底，大量的機密文件應交由銷毀業者以專業方式、儀器進行銷毀，主要的處理方法有三種：破碎、焚燒、水銷。
[方法1：破碎]
由於小型碎紙機無法應付大量的文件銷毀，考量時間的成本，企業通常會請擁有專業碎紙設備的清運商將紙張粉碎為≤1×2(mm)的顆粒，讓所有內容無法被拼湊還原。
[方法2：焚燒]
焚燒紙張是最傳統的銷毀方式，清運車輛將文件送至焚化爐，雖然能夠快速的燒毀文件，達到無法還原的目的，但焚化過程中會產生空氣污染，銷毀過後也無法被再利用，是較不環保的銷毀方法。
[方法3：水銷]
將廢紙運送至專門再生利用的紙廠，甚至可以將文件不拆紙箱投入散漿機完全保密，透過水銷機器絞碎紙張，成為紙漿，可再造新紙。如同將紙張投入大型果汁機內快速破碎溶解又可再利用。
特殊文件的回收與處理和一般廢紙處理不同，企業應考量以專業程序處置，以確保個資安全與公司機密不外洩。了解詳情
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