小心!報廢文件自行燒毀恐觸法

含有個資、機密的公司文件該如何處理?

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日前某房屋仲介公司要搬家,需銷毀大批含個資的文件,員工竟在沒有汙染防制設備的情況下,直接在路邊燒毀文件,遭檢舉被開罰,依違反空氣污染防制法可處5,000元到10萬元罰緩。明明是為了保護個資安全,但選擇錯的方式,不只遭罰,更背負了不環保的罵名,得不償失!

含個資的特殊文件處理需要格外小心,先前也有國中老師為了參加會議,列印出數份高關懷學生名單,會議後忘了將名單銷毀直接進了廢紙回收箱,導致資料外流,成了眾矢之的。

含有個人資料、公司機密或病歷等特殊文件,從保存到銷毀的作業都應特別謹慎處理。公司行號當要大量報廢這類資料時,最好委託專業銷毀業者處理,除了把關機密不外洩的安全風險外,還能確保進入回收再利用的管道,為環境降低傷害。

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從保存、運送到銷毀,公司文件該如何處理最妥當?

真正要做好文件保存作業,沒有想像中的那麼簡單,大豐環保機密文件銷毀中心建議,需長期保存的文件,必須按照等級進行系統化的建檔管理,並且集中管理,而不需長期保存的機密文件則必須定期銷毀,若是沒有足夠的空間能夠存放大量的文件,定期銷毀機密文件對於各事業單位來說不但可以更有效的管理文件,且能夠降低資料外洩的可能性。

機密文件銷毀

當委託專業公司進行銷毀時,當中重要的任務是要將文件「安全運送」至報廢地點,過程中會由專業的清運業者運送,並且提供行車紀錄、運送歷史數據。最謹慎的做法是企業本身也可指派相關政風人員全程跟車,將風險降至最低。

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對於銷毀量較大的廠案件,大豐也可以針對您的需求,派出不同的車輛。
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銷毀完畢後將會產出銷毀證明供客戶備查。

大量的機密文件如何銷毀?

對於企業而言,部分文件的銷毀處理可以透過一般市售的碎紙機進行銷毀處理,但是一般市售碎紙機雖然能夠快速將文件切成長條狀,有心人士還是能夠還原紙張上的資訊,為確保銷毀徹底,大量的機密文件應交由銷毀業者以專業方式、儀器進行銷毀,主要的處理方法有三種:破碎、焚燒、水銷。

[方法1:破碎]

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由於小型碎紙機無法應付大量的文件銷毀,考量時間的成本,企業通常會請擁有專業碎紙設備的清運商將紙張粉碎為≤1×2(mm)的顆粒,讓所有內容無法被拼湊還原。

[方法2:焚燒]

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焚燒紙張是最傳統的銷毀方式,清運車輛將文件送至焚化爐,雖然能夠快速的燒毀文件,達到無法還原的目的,但焚化過程中會產生空氣污染,銷毀過後也無法被再利用,是較不環保的銷毀方法。

[方法3:水銷]

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將廢紙運送至專門再生利用的紙廠,甚至可以將文件不拆紙箱投入散漿機完全保密,透過水銷機器絞碎紙張,成為紙漿,可再造新紙。如同將紙張投入大型果汁機內快速破碎溶解又可再利用。

特殊文件的回收與處理和一般廢紙處理不同,企業應考量以專業程序處置,以確保個資安全與公司機密不外洩。了解詳情

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